Uma secretária arrumada não é uma questão estética. É uma questão de quantas decisões pequenas tem de tomar antes de começar a trabalhar.
Se para escrever uma nota tem de procurar a caneta, e depois um papel, e depois afastar três coisas para ter espaço, provavelmente não escreve a nota. A arrumação existe para eliminar essas fricções, não para ficar bem numa fotografia.
- As três zonas de uma secretária e o que pertence a cada uma
- Bandejas, porta-canetas e suportes que fazem diferença real
- Arquivo vertical para documentos em curso
- O que não vale a pena comprar
As três zonas
Qualquer secretária divide-se em três, independentemente do tamanho.
A zona de trabalho é o que está à frente, à distância dos braços. Aqui só deve estar o que está a usar neste momento: o caderno aberto, uma caneta, o portátil. Mais nada.
A zona de alcance é o que está ao lado, a um braço de distância. É onde vivem as ferramentas que usa várias vezes por dia: porta-canetas, tesoura, bloco de notas.
A zona de arquivo é atrás ou em prateleira. Documentos em curso, dossiers, material de reserva.
A maior parte da desarrumação vem de objectos da zona de arquivo que migraram para a zona de trabalho e ficaram lá.
Onde vivem as canetas
Um porta-canetas resolve mais do que parece, porque transforma "onde está a caneta" numa pergunta sem resposta possível.
O YSTUDIO Classic Pen Container (€120,00) é em latão maciço e tem peso suficiente para nunca tombar quando se tira uma caneta com pressa, que é a falha de praticamente todos os porta-canetas baratos.
Para quem prefere as canetas deitadas e visíveis, o MIDORI Pen Tray Pouch (€30,00) abre em bandeja e serve tanto de estojo de transporte como de arrumação de secretária. É a solução para quem trabalha em sítios diferentes.
Bandejas e superfícies
Uma bandeja é o objecto mais subestimado de uma secretária. Serve para uma coisa: dar um sítio ao que não tem sítio.
As YSTUDIO Eco Leather Tray (€44,00 em cinzento) recolhem chaves, cartões e o que sai dos bolsos, impedindo que se espalhe pela mesa. Também em vermelho tijolo, tamanho L (€68,00).
A Wooden Ring Dish (€44,00) é a versão pequena, em madeira e latão, para relógio e anéis.
O YSTUDIO Classic Paper Weight (€25,00) resolve o problema específico de trabalhar com folhas soltas junto a uma janela aberta, que em Portugal é metade do ano.
Papéis e documentos
O erro clássico é empilhar horizontalmente. Uma pilha esconde tudo o que não está no topo, e o que está no fundo deixa de existir.
Os KOKUYO BinB BIZRACK 13.3 (€70,00) são suportes de arquivo que mantêm dossiers e documentos em pé, visíveis de lado. Existem em verde e nas versões vertical azul e vertical verde.
Para notas rápidas que precisa de ver, o YSTUDIO Wooden Memo Stand (€44,00) segura um papel em pé em vez de o deixar deitado a ser tapado.
Um MD Paper Pad A5 (€13,00) na zona de alcance resolve as notas soltas melhor do que qualquer aplicação.
Ferramentas
Duas chegam à maioria das secretárias: uma tesoura decente e um x-acto.
As KOKUYO Premium Scissors HASA (€32,00) têm revestimento antiaderente nas lâminas, que resolve o problema da cola. É a compra que mais gente me agradece meses depois.
O que não vale a pena
Digo isto com produtos à venda atrás de mim.
Organizadores com muitos compartimentos pequenos. Parecem a solução e são o problema: cada compartimento é uma decisão sobre onde arrumar, e ao fim de duas semanas tudo vai para o maior.
Um segundo porta-canetas. Se um está cheio, o problema é ter canetas a mais, não falta de arrumação.
Etiquetar tudo. Etiquetas fazem sentido em arquivo que se consulta raramente. Numa secretária que usa todos os dias, já sabe onde está tudo.
Produtos em destaque
Onde comprar em Portugal
A Araujo & Sobrinho tem material de organização de secretária KOKUYO e YSTUDIO em stock, na loja do Largo de São Domingos 55 no Porto. Encomendas online para todo o país, portes grátis a partir de €50.
Organização de secretária japonesa e taiwanesa
Ver Ferramentas de Secretária →Pessoas Também Perguntam
Como organizar uma secretária pequena?
Divida em três zonas: trabalho à frente com só o que usa agora, alcance ao lado com as ferramentas do dia, arquivo atrás. A desarrumação vem de objectos de arquivo que migraram para a frente.
Vale a pena um organizador com muitos compartimentos?
Normalmente não. Cada compartimento é uma decisão sobre onde arrumar, e ao fim de duas semanas tudo acaba no maior.
Como arrumar documentos em curso?
Na vertical, não empilhados. Uma pilha esconde tudo o que não está no topo. Suportes de arquivo mantêm os documentos visíveis de lado.
Qual o hábito mais útil?
Deixar a zona de trabalho vazia ao sair. Leva trinta segundos e muda a forma como começa o dia seguinte.
Perguntas Frequentes
Como organizar uma secretária?
Divida-a em três zonas. A zona de trabalho, à frente, deve ter apenas o que está a usar neste momento. A zona de alcance, ao lado, tem as ferramentas que usa várias vezes por dia. A zona de arquivo, atrás ou em prateleira, tem documentos em curso e material de reserva. A maior parte da desarrumação vem de objectos de arquivo que migraram para a zona de trabalho.
Vale a pena comprar um organizador com muitos compartimentos?
Normalmente não. Parecem a solução mas são o problema: cada compartimento pequeno é uma decisão sobre onde arrumar cada objecto, e ao fim de duas semanas tudo acaba no compartimento maior. Uma bandeja simples costuma resolver melhor.
Como arrumar documentos em curso?
Na vertical, nunca empilhados na horizontal. Uma pilha esconde tudo o que não está no topo, e o que fica no fundo deixa de existir. Suportes de arquivo como o KOKUYO BinB BIZRACK (€70,00) mantêm dossiers em pé e visíveis de lado.
Qual o hábito de arrumação mais útil?
Deixar a zona de trabalho vazia ao sair. Não é preciso arrumar a secretária toda nem manter um sistema. Encontrar uma superfície limpa na manhã seguinte muda a forma como se começa o dia, e leva trinta segundos.