Trabalho rodeado de milhares de produtos e uso cinco.
Não é modéstia nem pose minimalista. É o que acontece a quem tem acesso a tudo: percebe-se depressa que a maioria dos objectos resolve um problema que se tem três vezes por ano, e que o que se usa todos os dias é sempre a mesma meia dúzia de coisas.
Este artigo é sobre essa meia dúzia, e sobre porque é que comprar menos e melhor funciona melhor do que comprar muito.
- Os cinco objectos que resolvem noventa por cento do trabalho
- Porque é que ter menos torna as coisas mais rápidas
- O sexto e sétimo objectos, se quiser ir além do essencial
- Um conjunto completo por menos de €90
Porque é que menos funciona melhor
Cada objecto numa secretária é uma decisão adiada. Três canetas significam escolher qual usar. Cinco marcadores significam lembrar-se do que cada cor quer dizer. Um organizador com dez compartimentos significa decidir onde arrumar cada coisa.
Nenhuma destas decisões é difícil, mas todas custam um segundo e uma migalha de atenção, várias vezes por dia. Reduzir o número de objectos elimina essas decisões em vez de as resolver melhor.
A outra razão é mais simples: com menos objectos pode comprar melhores, e um objecto bom usado todos os dias dá mais do que cinco medianos.
Os cinco
1. Um caderno
Um, não três. Cadernos temáticos parecem organização e são fragmentação: uma nota escrita no caderno errado é uma nota perdida.
O MD Notebook A5 quadriculado (€18,00) é a escolha mais neutra que existe, porque a grelha serve texto, listas e esquemas sem obrigar a escolher à partida o que a página vai ser.
2. Uma caneta
A MD Fountain Pen (€44,00) com nib médio. Escreve com pouca pressão, o que importa quando é a única caneta e escreve nela o dia todo.
Com um conversor (€7,00), enche-se de qualquer tinteiro e nunca mais se compra caneta.
3. Uma lapiseira
Para tudo o que ainda não está decidido. A KOKUYO Enpitsu Sharp 0,5 mm (€4,00) custa quatro euros e não parte a mina, que são as duas únicas coisas que se pedem.
4. Uma tesoura
Parece prescindível até ao dia em que precisa e não tem. As KOKUYO HASA (€32,00) são caras para uma tesoura e duram décadas, o que as torna baratas por ano.
5. Uma bandeja
É o objecto que parece o mais dispensável dos cinco e é o que mais muda o aspecto de uma secretária. Serve para dar um sítio ao que não tem sítio: chaves, cartões, o que sai dos bolsos.
A YSTUDIO Eco Leather Tray S (€44,00) chega. Se preferir gastar menos aqui, qualquer superfície delimitada faz o mesmo trabalho.
O sexto e o sétimo
Se quiser ir além do essencial, por esta ordem.
Sexto: um marcador. Um só, para destacar. O KOKUYO Mark+ 2 Way (€15,00) vem em conjunto de cinco, mas use um e guarde o resto. Ter cinco cores em uso é o começo do problema que este artigo tenta evitar.
Sétimo: uma régua que também é marcador. A MIDORI Clip Ruler (€13,00) fica presa no caderno, o que significa que não ocupa espaço na secretária e está lá quando precisa.
Depois disto, quase tudo o resto é especialização: material de caligrafia, papel de desenho, sistemas de arquivo. Faz sentido quando tem a necessidade específica, e não antes.
O que deixar de fora
- Segundo caderno. Fragmenta as notas e faz perder mais do que organiza.
- Conjuntos de canetas de cor. Usa duas, as outras secam fechadas.
- Organizadores com muitos compartimentos. Cada compartimento é uma decisão, e ao fim de duas semanas tudo vai para o maior.
- Agenda em papel se já usa calendário digital partilhado. Duplicar compromissos é a forma mais rápida de deixar de confiar nos dois.
O conjunto completo
Onde montar o conjunto
A Araujo & Sobrinho tem tudo isto em stock permanente, na loja do Largo de São Domingos 55 no Porto. Se vier montar um conjunto de raiz, digo-lhe honestamente o que não precisa, que é a parte mais útil da conversa.
Encomendas online para todo o país. Portes grátis a partir de €50.
Cinco objectos, uma vez, para anos
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Que material de secretária é mesmo essencial?
Um caderno, uma caneta, uma lapiseira, uma tesoura e uma bandeja. Cinco objectos resolvem noventa por cento do trabalho diário.
Porque é que ter menos funciona melhor?
Cada objecto é uma decisão adiada. Reduzir o número elimina essas decisões em vez de as resolver, e permite comprar melhor o pouco que fica.
Devo ter cadernos diferentes por assunto?
Não. Cadernos temáticos parecem organização e são fragmentação: uma nota escrita no caderno errado é uma nota perdida.
Quanto custa um conjunto completo?
Cerca de €105 com tesoura incluída, ou €73 sem ela. Destes, só o caderno é consumível.
Perguntas Frequentes
Que material de secretária é mesmo essencial?
Cinco objectos: um caderno, uma caneta, uma lapiseira, uma tesoura e uma bandeja para o que não tem sítio. Um conjunto assim custa cerca de €105 e resolve praticamente todo o trabalho diário, sendo que só o caderno é consumível.
Porque é que ter menos material funciona melhor?
Porque cada objecto é uma decisão adiada: três canetas obrigam a escolher qual usar, cinco marcadores obrigam a lembrar o que cada cor significa. Nenhuma dessas decisões é difícil, mas todas custam atenção várias vezes por dia. Com menos objectos também se pode comprar melhores, e um objecto bom usado todos os dias dá mais do que cinco medianos.
Devo ter cadernos diferentes para assuntos diferentes?
Não. Cadernos temáticos parecem organização mas são fragmentação: uma nota escrita no caderno errado é uma nota perdida. Um caderno neutro, com grelha que serve texto, listas e esquemas, resolve melhor. Se precisar de separar secções, use etiquetas de índice dentro do mesmo caderno.
O que não vale a pena ter numa secretária?
Um segundo caderno, que fragmenta as notas. Conjuntos de canetas de cor, porque acaba por usar duas e as outras secam. Organizadores com muitos compartimentos, porque cada um é uma decisão e ao fim de duas semanas tudo vai para o maior. E uma agenda em papel, se já usa um calendário digital partilhado.